• De patiënt moet zijn geïnformeerd en de mogelijkheid hebben bezwaar te maken. Een melding dat individuele gegevens gebruikt worden in het kader van kwaliteitsbewaking in de algemene patiëntenfolder volstaat hiertoe. Controleer of uw ziekenhuis een melding in de algemene patiëntenfolder heeft opgenomen dat individuele gegevens gebruikt worden in het kader van kwaliteitsbewaking en dat de patiënt de mogelijkheid heeft bezwaar te maken.
• Het A-team is aangesteld en gemandateerd door de Raad van Bestuur van het ziekenhuis. Dit kan geschieden door vastlegging van de besluitvorming van de Raad van Bestuur.
• Er moet sprake zijn van een uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelstelling, in casu de taakomschrijving zoals vastgelegd in de Praktijkgids Antimicrobial Stewardship en de SWAB Richtlijn Antimicrobial Stewardship. Dit kan bijvoorbeeld worden neergelegd in een op te stellen beleidsplan van het A-team.
• Het moet duidelijk zijn hoe het A-team in het kader van de doelstelling te werk gaat, en wie de specifiek namens het A-team aangewezen en geautoriseerde personen zijn die de medische gegevens verwerken. Dit is vast te leggen in het beleidsplan van het A-team. Dit dient periodiek geëvalueerd en indien nodig bijgesteld te worden.
• De gegevens die het A-team gebruikt, moeten passen bij de doelstelling. Ze moeten noodzakelijk zijn om de doelstelling te bereiken en niet overmatig zijn. Dit kan nader beschreven zijn in het beleidsplan van het A-team, en dient periodiek geëvalueerd en zo nodig bijgesteld te worden.
• De persoonsgegevens die het A-team nodig heeft, dienen niet langer dan noodzakelijk bewaard te worden. Werk dit uit in bewaar- en vernietigingstermijnen in het beleidsplan of  werkinstructies. Deze uitwerkingen dienen periodiek geëvalueerd en zo nodig bijgesteld te worden. 
• De verzamelde gegevens dienen op goed beveiligde wijze worden bewaard en beschermd worden tegen onbevoegde toegang, bij voorkeur centraal of in het medisch dossier, en conform de door het ziekenhuis gestelde regels voor databeheer. Nader uitwerking is nodig in het beleidsplan of in werkinstructies. Ook dit dient periodiek geëvalueerd en zo nodig bijgesteld te worden.
• Daar waar het A-team toe kan met geaggregeerde data, dient het A-team zich daartoe te beperken. Werk dit nader uit in het beleidsplan of in werkinstructies. Evalueer periodiek en stel zo nodig bij.
• Er worden geen persoonsgegevens aan derden of externen verstrekt buiten het A-team, ook niet aan de landelijk expertgroep, de Stichting Werkgroep Antibioticabeleid, en/of de  Nationale Stewardshipmonitor. De landelijke expertgroep en Nationale Stewardshipmonitor verkrijgen uitsluitend anonieme/geaggregeerde gegevens. In het geval dat door de zorginstelling waarin het A-team actief is ten behoeve van de Nationale Stewardshipmonitor of andere doeleinden een externe partij wordt ingeschakeld als verwerker van gegevens voor zorginstellingen (zoals bedoeld in de Wet Bescherming Persoonsgegevens) wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten tussen deze zorginstelling en de verwerker, waarin afspraken worden gemaakt aangaande vertrouwelijkheid, beveiligingsmaatregelen, datalekken, eventuele subverwerkers, audits en rechten van betrokkenen.
  
  

2.4 - Maak een plan van aanpak

Nadat het A-team is samengesteld en (financiële) ondersteuning is verkregen, wordt een beleidsplan of plan van aanpak vastgelegd. Dit plan wordt regelmatig, en tenminste jaarlijks, geëvalueerd en, bij wijzigingen, aangepast. In het jaarplan wordt een duidelijke lange termijn visie geformuleerd. Bijbehorende doelen moeten duidelijk en meetbaar geformuleerd worden. Een plan van aanpak besteedt in ieder geval aandacht aan onderstaande punten.

1. Het A-team creëert de juiste randvoorwaarden (hoofdstuk 3).
2. Het A-team coördineert de standaard monitoring en advies bij specifieke patiëntencategorieën (hoofdstuk 4).
3. Het A-team zorgt voor systematische metingen van het voorschrijfgedrag en antibioticumgebruik,
   en coördineert thematische verbeterprojecten waar nodig (hoofdstuk 5 - hoofdstuk 7).

De kerntaak van een A-team, het dagelijks beoordelen van voorschriften en patiënten en daar vervolgacties aan geven (zie Hoofdstuk 4), kost minimaal 300 uur per jaar per stewardshipdoel (zoals het bewaken van correct gebruik van reservemiddelen of van de correcte toedieningsweg van antibiotica) en neemt toe met 100 uur per jaar per 100 patiënten vanaf 300 bedden. Dit impliceert dat de benodigde aantal fte toeneemt bij meer ervaren A-teams die zich richten op meer stewardshipdoelen. 

De tabel laat duidelijk zien dat het belangrijk is van tevoren na te gaan -en vast te leggen in het A-team beleidsdocument- hoeveel stewardshipdoelen gemonitord gaan worden en hoeveel verbeterprojecten er uitgevoerd gaan worden. Deze activiteiten vragen namelijk een tijdsinvestering en financiering die afhankelijk is van de uitgebreidheid van het programma dat men beoogt.

 

Wat de uitvoer van de geplande activiteiten betreft, is het aan te raden de centrale coördinerende rol bij één of twee personen te laten die de primaire verantwoordelijkheid hebben. Deze personen kunnen vervolgens eventueel taken delegeren. Bij het teveel ‘versnipperen’ van de beschikbare fte’s loopt men het risico dat de voorgenomen activiteiten niet van de grond komen. 

 

Bij het vaststellen van de benodigde input is, naast het aantal gekozen stewardshipdoelen, alleen de grootte van het ziekenhuis meegenomen. Uiteraard wordt de tijdsbelasting eveneens beïnvloed door het gemak waarmee gegevens uit de patiëntendossiers en voorschrijfsystemen te halen zijn, de aanwezigheid van ondersteuning  en het aantal direct uitvoerende taken dat de leden van het A-team zelf hebben.

 

Voor de voorbereiding en de start van een A-team is eenmalig 100-135 uur nodig (Tabel 2). Deze voorbereidende activiteiten omvatten bijvoorbeeld het inrichten van de IT-ondersteuning, het opstellen van de lokale lijst met reserveantibiotica en antibiotica met beperkte indicatie, en het kiezen van kwaliteitsindicatoren.